Umfragen gemeinsam bearbeiten

 

Über das gemeinsame Bearbeiten von Umfragen

In vielen Situationen ist es sinnvoll, wenn mehrere Personen an einer Umfrage gemeinsam arbeiten – zum Beispiel in Projektteams, bei der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen oder im Rahmen von Forschungsgruppen.

QUESTIONSTAR bietet hierfür eine einfache und flexible Möglichkeit: Sie können Ihre Umfrage entweder innerhalb einer Projekt- oder Arbeitsgruppe freigeben oder gezielt einzelne Nutzerinnen und Nutzer zur gemeinsamen Bearbeitung einladen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Umfragen mit anderen teilen können, welche Optionen Ihnen dabei zur Verfügung stehen und worauf Sie bei der Zusammenarbeit achten sollten.

 

Umfrage mit dem Team teilen

Um eine Umfrage mit einem oder mehreren Projektteams zu teilen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Dashboard die gewünschte Umfrage aus.
2. Klicken Sie im rechten Panel unter „Instrumente“ auf den Button „Mit dem Team teilen“.
3. Im daraufhin geöffneten Dialog wählen Sie den Reiter „Mit Gruppen teilen“ (in manchen Lizenzen ist dieser Reiter standardmäßig vorausgewählt).
4. Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen aus, mit denen Sie die Umfrage teilen möchten.
5. Schließen Sie das Dialogfenster.

Die geteilte Umfrage erscheint anschließend auf den Dashboards aller Mitglieder der ausgewählten Gruppen – zusätzlich zu deren eigenen Umfragen. Diese Nutzerinnen und Nutzer können die Umfrage innerhalb ihrer persönlichen Ordnerstruktur verschieben und im Rahmen ihrer Zugriffsrechte bearbeiten.

Die Freigabeeinstellungen werden automatisch übernommen. Die Zugriffsrechte richten sich nach dem jeweiligen Nutzerstatus innerhalb der Gruppe.

Hinweis:
Diese Funktion steht nur in Tarifen mit Nutzerverwaltungsfunktion zur Verfügung. Dazu zählen:

• Business-Tarife ab PROFESSIONAL
• Akademische Tarife: RESEARCHER und CHAIR
• On-Premises- und Campus-Lizenzen

Beachten Sie:
Wenn der Button „Mit dem Team teilen“ auf Ihrem Dashboard nicht sichtbar ist, wurden Ihnen vom Lizenzadministrator keine Freigaberechte erteilt. In diesem Fall wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Lizenzadministrator. Die Kontaktdaten finden Sie in Ihrem Profil im Reiter „Tarif und Kontonutzung“.

Falls Sie Ihre Umfrage nicht mehr mit bestimmten Gruppen teilen möchten, folgen Sie denselben Schritten wie oben. Im Schritt 4 deaktivieren Sie einfach die Auswahl der Gruppen, für die die Freigabe aufgehoben werden soll.

 

Umfrage mit einzelnen Nutzern teilen

Sie können Ihre Umfragen gezielt mit einzelnen Nutzerinnen und Nutzern von QUESTIONSTAR teilen – unabhängig davon, ob diese zu Ihrer Lizenz gehören. Die Freigabe ist auch für Nutzer mit einer kostenlosen FREE-Lizenz möglich, sofern Sie Lizenzadministrator sind oder Ihnen die entsprechenden Freigaberechte eingeräumt wurden.

So gehen Sie vor:

1. Wählen Sie im Dashboard die gewünschte Umfrage aus.
2. Klicken Sie im rechten Panel unter „Instrumente“ auf den Button „Mit dem Team teilen“.
3. Wählen Sie im Dialogfenster den Reiter „Mit Nutzern teilen“ (in manchen Lizenzen ist dieser Reiter vorausgewählt).
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie Ihre Umfrage teilen möchten.
5. Klicken Sie auf „Nutzer einladen“.

   Nun können Sie:
   

6. individuelle Zugriffsrechte für den eingeladenen Nutzer festlegen oder entziehen
7. die Einladung bei Bedarf erneut senden
8. die Einladung zurückziehen bzw. die Zugriffsrechte wieder aufheben
9. weitere Nutzer hinzufügen
10. das Dialogfenster schließen, wenn Sie fertig sind

Die eingeladenen Personen erhalten automatisch eine E-Mail von QUESTIONSTAR mit einer Einladung zur gemeinsamen Bearbeitung. Diese Einladung muss innerhalb von 24 Stunden angenommen werden. Nach Bestätigung erscheint die geteilte Umfrage im Dashboard des eingeladenen Nutzers – zusätzlich zu dessen eigenen Umfragen. Die Bearbeitung ist im Rahmen der von Ihnen vergebenen Rechte möglich.

Hinweis:
Hat ein Nutzer Ihre Einladung innerhalb von 24 Stunden nicht angenommen, verfällt der Einladungs-Link in der Einladungs-E-Mail. In diesem Fall können Sie den Nutzer erneut einladen (s. Schritt 7).

Bitte beachten Sie:
Geteilte Umfragen unterliegen stets den Lizenzbedingungen des Nutzers, der die Umfrage ursprünglich erstellt hat. Wenn beispielsweise ein Nutzer mit einer kostenlosen FREE-Lizenz eine Umfrage mit Ihnen teilt, gelten für die geteilte Umfrage die Einschränkungen seiner Lizenz – selbst wenn Sie über einen bezahlten Tarif verfügen.

Wenn ein Nutzer mit einer FREE-Lizenz Vorarbeit für Sie geleistet hat und Sie die Umfrage in Ihrem Tarif weiterverwenden möchten, kopieren Sie die Umfrage. Die Kopie wird automatisch Ihrer eigenen Lizenz zugeordnet.

 

Kennzeichnung gemeinsam genutzter Umfragen

Auf dem Dashboard können Sie erkennen, wem eine Umfrage gehört und ob sie geteilt oder privat ist. Diese Informationen lassen sich über die Ansichtseinstellungen gezielt einblenden.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie auf dem Dashboard die „Einstellungen“.
2. Aktivieren Sie dort unter „Ansichtseinstellungen“ die Optionen „Besitzer“ und „Gemeinsame Nutzung“.

Anschließend werden der Besitzer und der Teilungsstatus jeder Umfrage direkt in der Dashboard-Übersicht angezeigt – zusätzlich zu anderen Statusinformationen, die Sie aktiviert haben.

 

Umfrage teilen von jeder anderen Ansicht

Sie müssen nicht zum Dashboard zurückkehren, um Ihre Umfrage mit dem Team oder mit einzelnen Nutzerinnen und Nutzern zu teilen. Das Teilen ist von nahezu jeder Ansicht innerhalb von QUESTIONSTAR möglich.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf das Drei-Punkte-Symbol.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Mit dem Team teilen“.

Die weitere Vorgehensweise entspricht der Beschreibung in den Abschnitten
„Umfrage mit einzelnen Nutzern teilen“ und
„Umfrage mit dem Team teilen“ – jeweils ab Schritt 3.

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