Mitarbeiterbefragungen: Wie helfen sie dem Unternehmen?

Mitarbeiter eines Unternehmens gehören zu den wichtigsten Komponenten in Bezug auf den Erfolg des Unternehmens. Es ist schon lange kein Geheimnis mehr, dass motivierte und zufriedene Mitarbeiter leistungsfähiger und effektiver arbeiten, als die, die unzufrieden und demotiviert zur Arbeit kommen. Oft hört man, dass ein Unternehmen langfristig nur erfolgreich sein kann, wenn  Mitarbeiter motiviert und zufrieden sind. Denn jeder Mitarbeiter trägt mit seiner Arbeit und seinen Fähigkeiten zum Gewinn des Unternehmens bei. Aus diesem Grund lohnt es sich, sich mit dem Thema Führung ausführlich auseinander zu setzen. Dabei ist das Feedback der Mitarbeiter essenziell. Feedback von Mitarbeitern kann man auf verschiedenster Weise erhalten, in diesem Artikel beziehe ich mich auf einer der effektivsten – der Mitarbeiterumfrage. 

Im folgenden bringe ich Ihnen näher, welche Vorteile eine Mitarbeiterumfrage generell mit sich bringt, welche Arten es gibt und welche Vor- und Nachteile diese haben. Dabei gehe ich auf 360° Feedback, Teamfeedback, klassische Meinungsumfrage, Puls Check und Benchmarking ein. Im Anschluss gibt es Hinweise auf die Sie Acht geben müssen, wenn Sie sich für eine Mitarbeiterbefragung entscheiden.

 

In diesem Artikel:

 

Gründe Mitarbeiterbefragungen durchzuführen

  • Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern
    • Zufriedenheit in verschiedensten Bereichen ermitteln, um anschließend zu schauen woran gezielt gearbeitet werden muss, z.B.
      • Zusammenarbeit
      • Arbeitsablauf
      • Sinnhaftigkeit der Arbeit (Menschen arbeiten an einer Sache produktiver, wenn ihnen die Arbeit als sinnvoll erscheint)
  • Probleme besser feststellen können
    • Schwachstellen im Unternehmen ausfindig machen, die einen negativen Einfluss auf Mitarbeiter, Arbeitsprozesse und das Unternehmen selber haben, um diese beheben/verbessern zu können
  • Zusammenarbeit stärken, das gegenseitige Vertrauen fördern und die damit einhergehende Arbeitsatmosphäre verbessern
  • Wirksame Führung entwickeln
  • Fluktuationsrate und Ausfallrate (z.B. Krankheitsrate) verringern, indem man Probleme erkennt und daran arbeitet
  • Mitarbeiterumfragen als Instrument der Erfolgskontrolle
    • Feedback für bereits bestehende Maßnahmen erhalten
  • Ehrliche Meinungen: Mitarbeiter können ihre Meinung zu verschiedensten Aspekten frei äußern wegen Anonymität
    • Dies wäre bei einem Mitarbeitergespräch so nicht möglich, da viele Mitarbeiter dabei Hemmungen verspüren und Angst haben etwas falsches zu sagen
  • Innovationen anregen: Verbesserungsvorschläge können mit eingebracht werden, da Mitarbeiter oftmals am besten wissen, was gut funktioniert und was nicht
  • Mitarbeiterschutz: Mitarbeiter vor gesundheitsschädigenden Gefahren schützen

 

Diese und viele weitere Gründe sprechen für eine Mitarbeiterumfrage. Es gilt jedoch zu beachten, dass eine Umfrage nur ausgeführt werden sollte, wenn man diese ernst nimmt und offen sowie bereit für Veränderung ist. Eine Umfrage nur aus Lust und Laune zu erstellen, um beispielsweise zu schauen, was die Mitarbeiter über das Unternehmen denken, ist nicht nur aufwendig, sondern enttäuscht auch die Mitarbeiter, die sich mühevoll damit beschäftigt haben. Zudem sollte man bedenken, dass eine Mitarbeiterumfrage nicht sofort von einem Tag auf den anderen abgeschlossen ist. Von Planung bis zur Auswertung hin zu den Maßnahmen, kann es Monate dauern, je nach Umfang und Ziel. Dies sollte ein Unternehmen jedoch nicht an einer Mitarbeiterumfrage hindern, denn die Mühe wird sich bei erfolgreicher durchführung bezahlbar machen.

 

Arten von Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterumfragen sind nicht alle gleich. Je nach Ziel, Anliegen und Unternehmensgröße können Mitarbeiterumfragen ganz unterschiedlich sein. Jemand, der seine Mitarbeiter  motivieren möchte, setzt eine ganz andere Art von Mitarbeiterbefragung ein als jemand der seine Führungsqualitäten verbessern möchte. Im folgenden zeige ich Ihnen 5 Arten von Mitarbeiterbefragungen für verschiedene Zielsetzungen.

360° Feedback

Beim 360° Feedback geht es in erster Linie nicht um die Mitarbeiter, sondern meist um die Führungskraft selber. Hat man sich dazu entschlossen in seiner Rolle als Führungskraft zu wachsen und sich weiter zu entwickeln, so kann ein 360° Feedback genau das richtige sein. Doch was ist das genau? Beim 360° Feedback geht es um die Bewertung von der Führungskraft aus verschiedenen Winkeln. Bewertet werden Leistungen und Kompetenzen aus der Sicht von der Führungskraft selber, von Kollegen, Mitarbeitern, Vorgesetzten und auch von Kunden, Stakeholdern und Lieferanten (je nach Tätigkeit der Führungskraft). Ziel der Befragung ist es sich durch den Abgleich von Selbstbild und dem Fremdbild der Befragten eine bessere Sicht auf sich selbst zu bekommen, um besser an sich arbeiten zu können.

 

Teamfeedback

Um die Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe positiv und zielorientiert zu gestalten, hat es sich etabliert Teamfeedback einzusetzen. Da die Beobachtung des Verhaltens der Gruppe hohe Kosten mit sich zieht, auf Dauer schwer umzusetzen und meist nicht erforderlich ist, entscheidet man sich meist für die Strukturanalyse, welche subjektiv mit Feedback arbeitet. Im Fokus steht die Verbesserung der Beziehung zu der Gruppe und auch zu der Aufgabe selbst, so trägt das aufgabenbezogene Feedback zur Leistung der Gruppe bei, während das personelle Feedback die Zusammenarbeit der Gruppe stärken soll. Dabei sollen die Teammitglieder Einzelfeedback abgeben, welche zusammengefasst das Ergebnis des Teamfeedbacks ergibt. Im Gegensatz zum individuellen Feedback hängen die Rückmeldungen von der eigenen Stellung innerhalb der Gruppe und der zu erfüllenden Arbeit ab. Das Teamfeedback erkennt intern fehlende Regeln und Struktur und regt die Gruppe zur Kommunikation an. Die Personen werden direkt beeinflusst und nehmen Stellung auf das eigene Verhalten in Beziehung mit der ganzen Gruppe.

 

Klassische Meinungsumfrage

Das Ziel der klassischen Meinungsumfrage ist es einen Einblick in die Sichtweise der Mitarbeiter zu bekommen. Die Befragung kann dabei ganz individuell sein. Die klassische Umfrage stellt einer der aufwendigsten Umfragen dar aufgrund von einer höheren Anzahl an Teilnehmern. Im Gegensatz zur 360° und Teambefragung werden meist alle Mitarbeiter zu vielen Aspekten abgefragt. Dies beansprucht bei der Auswertung viel Zeit, liefert dafür aber viele und  aufschlussreiche Informationen. Themen der Befragung könnten sein:

  • Zufriedenheit
  • Kommunikation im Unternehmen
  • Vergütung
  • Arbeitsumfeld
  • Arbeitsatmosphäre
  • Teamleistung
  • Karrierechancen
  • Gleichberechtigung am Arbeitsplatz
  • Zugehörigkeit
  • Gesundheitsförderung

 

Puls Check

Die sogenannte Puls Befragung ist ähnlich wie die klassische Meinungsumfrage mit dem Unterschied, dass diese viel kürzer ist, dafür aber regelmäßiger abgefragt wird. Im Gegensatz zur klassischen Meinungsumfrage werden hier in der Regel maximal 10 Fragen gestellt. Das Ziel der Puls Befragung ist es durch die regelmäßige Befragung einen Stimmungsverlauf zu erzielen. Das gute daran: Durch die kurze und knappe Umfrage erhält man schnelles Feedback, welches durch die wenigen Fragen zudem schnell analysiert werden kann.

Tipp: Eine klassische Meinungsumfrage in Kombination mit einem Puls Check macht häufig Sinn. Es kann beispielsweise einmal im Jahr eine “größere” klassische Umfrage gemacht werden, die anschließend analysiert und besprochen wird. Daraufhin kann einmal monatlich eine Puls Befragung zu den wichtigsten Aspekten durchgeführt werden (z.B.ob die eingesetzten Maßnahmen Hilfe verschaffen oder nichts bringen)

 

Benchmarking

Das Verfahren Benchmarking vergleicht zielgerichtet das eigene Unternehmen und dessen Organisation sowie Produkte und Prozesse innerhalb des Unternehmens selbst oder mit anderen fremden Unternehmen, die als beste der Branche in Frage kommen. Das Ziel der Methode ist es Verbesserungspotentiale aufzudecken und somit eine Schwachstellenanalyse zu realisieren. So schafft die zentrale Frage: „Warum sind die Anderen erfolgreicher als wir?“ das Interesse sich zu verbessern. Mitarbeiterbefragungen spielen in allen Bereichen des Benchmarkings die Kernrolle, sei es die Produktion, der Prozess oder die Strategie intern im eigenen Unternehmen oder extern mit der Konkurrenz. Man unterscheidet zudem zwischen drei Arten von Benchmarking. Intern schaut man einzelne Teilbereiche des eigenen Unternehmens an und vergleicht diese. Wenn ein Teilbereich beispielsweise Schwachstellen aufweist, kann man analysieren worin das Problem liegt und schauen wie der andere Teilbereich diese Dinge handhabt. So kann Unternehmensintern voneinander gelernt werden. Wettbewerbsorientiert setzt man den Fokus auf externen Direktvergleich mit der Konkurrenz oder Unternehmen derselben Branche. Letztendlich kann auch ein Vergleich mit branchenfremden Unternehmen erfolgen, jedoch ist dieser nur auf Verfahren und Prozesse beschränkt.

 

Zusammenfassung von Vor- und Nachteilen

Ziel Vorteil Nachteil
360° Feedback Weiter-

entwicklung/

Veränderung

 -positives Feedback motiviert

-Leistungssteigerung

 -nicht geeignet bei sensiblen Menschen (harte Kritik könnte Feedbackempfänger kränken)
Team-befragung Weiter-

entwicklung/

Veränderung

 -Einfache durchführung

-Teamgeist wird gestärkt

-Verbesserung Teamarbeit

 -Meinung von Minderheit der Gruppe könnte außer Acht gelassen werden
Klassische Meinungs-

umfrage

 Entscheidung/

Bewertung

 -sehr detailreiche Informationen -hohe Kosten

-Auswertung nimmt viel Zeit in Anspruch
Puls Check Messung/

Bewertung

 -geringer Aufwand bei Erstellung

-schnelle durchführung und schnelles Feedback

-geringere Kosten als bei klassischer Befragung

 -Missverständlichkeit kann durch geringe Informationen entstehen

-Bei regelmäßigem abfragen: Mitarbeiter können schnell gelangweilt sein
Bench-

marking

 Messung/

Vergleich

 -intern:unkomplizierte Informationsbeschaffung

-Verfahren und Teilbereiche können isoliert betrachtet werden

-steigert Motivation durch Wettbewerb Gefühl

 -extern: fehlendes Vertrauen der Konkurrenz, macht es schwer an Daten zu kommen

-Scheitern bei unzureichenden Informationen

 

Was gilt außerdem zu beachten?

Wie etwas weiter oben bereits erwähnt, ist der wichtigste Aspekt eine Befragung nur dann durchzuführen, wenn man auch bereit ist etwas zu verändern. Ist man sich diesem genau bewusst, kann man mit der Planung loslegen. Um eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich durchzuführen, sind abschließend hilfreiche Tipps aufgelistet, die als Checkliste dienen können.

 

  • Bei Online Umfragen: Stellen Sie sicher, dass jedem Mitarbeiter ein Zugang zur Befragung gewährt ist.
    • Verwenden Sie am besten ein Tool, bei dem man die Befragung sowohl am Smartphone als auch am Desktop erledigen kann (nicht jeder Mitarbeiter verfügt über ein Smartphone).
    • Vergewissern Sie sich, dass jeder den Link zur Befragung erhält.
  • Frühzeitig ankündigen und angemessenen Bearbeitungszeitraum setzen.
  • Kümmern Sie sich um die Zustimmung des Betriebsrates (falls vorhanden).
  • Egal ob die Umfrage Intern durch das Unternehmen selber oder Extern durchgeführt wird – Datenschutz und Anonymität sind ein muss.
  • Das Feedback sollte ein Jahresgespräch nicht ersetzen.
    • Beim Feedback handelt es sich in der Regel nur um Umfragen Bezogene Aspekte, ein Jahresgespräch dagegen umfasst alles, was den Arbeitsalltag betrifft.
  • Mitarbeiter motivieren teilzunehmen
    • In einem stressigen Arbeitsalltag wollen Mitarbeiter ungern zusätzlich belastet werden. Um dennoch eine kleine Freude zu verschaffen, bietet es sich an eine Verlosung/Gewinnspiel mit einzubringen.
  • Kritik richtig äußern und annehmen können
    • Bei allen Befragungen, vor allem aber beim 360° Feedback, ist es wichtig Kritik konstruktiv und angemessen rüberzubringen, aber auch annehmen zu können (nicht persönlich nehmen). Eine Schulung die lehrt, wie man Kritik richtig überbringt und wie man mit dieser umgeht, macht den Prozess für alle Beteiligten um einiges leichter.
  • Monotonie in Befragungen vermeiden
    • Vor allem bei regelmäßigen Befragungen sollte darauf geachtet werden, dass diese nicht immer gleich gestellt sind. Verändern Sie wenn möglich Reihenfolge und Satzbau, um Teilnehmer nicht zu langweilen.
  • Bereiten Sie ein passendes Beurteilungsgespräch vor
    • Egal ob Einzelgespräch, Gruppengespräch, als Präsentation oder in Form eines Workshops – Mitarbeiter sollten über die Ergebnisse informiert werden.
    • Die daraus resultierenden Maßnahmen sollen verständlich formuliert und schriftlich festgehalten werden.

 

Autor:
Laura Hammer

 

Quellenverzeichnis

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