Zapier

 

Über die Integration mit Zapier

Zapier ist eine Online-Plattform, die es ermöglicht, verschiedene Webanwendungen einfach miteinander zu verbinden. Durch sogenannte “Zaps” können automatisierte Workflows erstellt werden, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind. Jede Verbindung besteht dabei aus einem Auslöser (“Trigger”) und einer oder mehreren Aktionen (“Actions”).

Die Integration von QUESTIONSTAR mit Zapier eröffnet Ihnen die Möglichkeit, Antworten aus Ihren Fragebögen automatisch an andere Anwendungen weiterzuleiten. So können Sie beispielsweise neue Kontakte in Ihr CRM-System übertragen, Aufgaben in Projektmanagement-Tools erstellen oder E-Mail-Benachrichtigungen über eingegangene Antworten versenden. Durch diese Automatisierung sparen Sie Zeit und können Ihre Prozesse effizienter gestalten.

Typische Anwendungen, die Sie mit QUESTIONSTAR über Zapier verbinden können, sind zum Beispiel:

• Google Sheets oder Microsoft Excel – zur automatischen Speicherung und Verwaltung Ihrer Umfragedaten,
• Mailchimp oder KlickTipp – zur Erstellung oder Aktualisierung von Abonnentenlisten für Ihr E-Mail-Marketing,
• Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) wie HubSpot oder Salesforce – um Leads und Kontakte direkt aus Umfragen anzulegen oder zu aktualisieren,
• Slack – um Benachrichtigungen oder Zusammenfassungen von Umfrageantworten direkt an Ihr Team zu senden,
• Stripe – um Zahlungen oder Bestellungen im Zusammenhang mit Umfrageergebnissen zu verarbeiten,
• Google Calendar oder Calendly – um automatisch Termine zu erstellen oder Buchungen zu verwalten,
• Shopify – um Kundeninformationen und Bestellungen auf Basis von Umfragen zu aktualisieren,
• ChatGPT – um Texte aus Umfragen automatisch zu übersetzen, zu analysieren, zu klassifizieren, zu extrahieren oder zusammenzufassen,
• Chatbots – um dynamisch auf Umfrageantworten zu reagieren oder Nutzerinteraktionen zu automatisieren,
• Content-Management-Systeme (CMS) wie WordPress – um Inhalte basierend auf Umfragedaten zu steuern,
• Projektmanagement-Tools wie Trello, Jirra oder Asana – um Aufgaben automatisch aus eingereichten Formularen zu erstellen.

Mit nur wenigen Schritten können Sie Ihre Umfragedaten aus QUESTIONSTAR in über 5.000 Zapier-Apps integrieren und individuelle Workflows nach Ihren Bedürfnissen erstellen.

 

Voraussetzungen für die Nutzung

Um QUESTIONSTAR mit Zapier zu verbinden, benötigen Sie:

• Einen aktiven QUESTIONSTAR-Account,
• Einen aktiven Zapier-Account,
• Zugang zu den Zielanwendungen, die Sie anbinden möchten, beispielsweise Google Sheets, HubSpot oder Slack.

Bitte beachten Sie, dass manche erweiterte Funktionen oder komplexere Workflows einen kostenpflichtigen Zapier-Account erfordern.

 

Einen einfachen Zap erstellen

(Beispiel: Neue Antworten in Google Sheets oder einer Excel-Datei speichern)

Ein typischer Anwendungsfall ist das Speichern der Antworten aus Ihrem Fragebogen in einer Google-Sheets- oder Excel-Tabelle. In diesem Abschnitt erläutern wir die Vorgehensweise Schritt für Schritt. Die Integration mit anderen Tools und Webanwendungen kann im Detail leicht abweichen, folgt jedoch grundsätzlich dem gleichen Prinzip.

So gehen Sie vor:

Vorbereitung

1. Testantworten erfassen:
   Starten Sie Ihren Fragebogen und füllen Sie ihn einmal vollständig aus. Zapier benötigt diese erste Antwort, um die Felder aus der Antwortendatenbank korrekt erkennen und zuordnen zu können.
2. Google Sheet oder Excel-Datei erstellen:
   Erstellen Sie eine neue Google-Sheet-Datei. Tragen Sie in der ersten Zeile die Überschriften der Spalten ein, in die später die Antworten und/oder Werte der Systemfelder gespeichert werden sollen.

Hinweis: Zapier bietet keine automatische Option, Spalten basierend auf dem Datenschema zu erstellen. Daher müssen die benötigten Felder manuell als Spaltenüberschriften angelegt werden. Nur in vorhandene Spalten kann Zapier Daten einfügen.

Tipp: Nutzen Sie den Rohdatenexport Ihres Fragebogens, um die Feldnamen direkt zu übernehmen. Dies erleichtert die Anlage der korrekten Spaltenüberschriften.

Hinweis: Es wird empfohlen, die Datei in einem Unterordner (Subfolder) abzulegen. Zapier hat gelegentlich Schwierigkeiten, Dateien aus dem Hauptverzeichnis (Root-Ordner) korrekt zu erkennen.

Alternative Nutzung einer Excel-Datei

Alternativ können Sie eine Excel-Datei erstellen und diese in Ihr Google Drive hochladen. Auch in diese Datei können die Antwortdaten automatisch übertragen werden.

Wenn Sie über eine Office-365-Lizenz verfügen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Excel-Datei auf OneDrive abzulegen. In den folgenden Schritten können Sie dann anstelle von Google Sheets direkt Excel als Zielanwendung auswählen. Die weitere Vorgehensweise bleibt weitgehend identisch.

Zap erstellen

Quellen-App bzw. Trigger einrichten

Loggen Sie sich in Ihr Zapier-Konto ein. Da Sie bereits alle Vorbereitungen abgeschlossen haben, können Sie nun direkt mit der Einrichtung Ihres Zaps beginnen.

3. Erstellen Sie auf dem Home-Screen von Zapier einen neuen Zap.

   

4. Wählen Sie QUESTIONSTAR als Trigger-App aus.

   

5. Legen Sie als Ereignis (Trigger Event) fest: „New Survey Response“.
   Damit wird der Zap jedes Mal ausgelöst, wenn eine neue Antwort in Ihrem Fragebogen eingegangen ist.
6. Autorisieren Sie QUESTIONSTAR, indem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei Ihrem QUESTIONSTAR-Konto anmelden.
7. Wichtig: Wählen Sie als Region „European Union and other European Countries“ aus.
   Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten gemäß den europäischen Datenschutzvorgaben verarbeitet werden.

   Hinweis: Die Autorisierung wird von Zapier gespeichert. Bei der Einrichtung zukünftiger Zaps mit QUESTIONSTAR entfallen deshalb die Schritte zur erneuten Autorisierung sowie zur Auswahl der Region (Schritte 6 und 7).

8. Klicken Sie auf „Continue“, um mit der Einrichtung des Triggers fortzufahren.

   

9. Wählen Sie nun die Umfrage aus, aus der Sie die Antworten übertragen möchten.
10. Testen Sie den Trigger.
    Dabei lädt Zapier eine Beispielantwort aus der Antwortendatenbank der ausgewählten Umfrage.

    Hinweis: Wenn keine Antwortdaten vorhanden sind, kann der Test fehlschlagen. Daher war es wichtig, in der Vorbereitung mindestens eine Testantwort zu erfassen (siehe Vorbereitungsschritt).

Ziel-App einrichten

11. Wählen Sie nun die Zielanwendung aus. In unserem Beispiel verwenden wir Google Sheets. Wenn Sie über eine Office-365-Lizenz verfügen, können Sie alternativ direkt die Integration mit Excel wählen
    (siehe Vorbereitungsschritt).

    

12. Action Event auswählen:
    Bei der Integration mit Google Sheets stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:
    • Create Spreadsheet Row – fügt eine neue Zeile am Ende der Google-Tabelle hinzu.
    • Create Spreadsheet Row at Top – fügt eine neue Zeile am Anfang der Google-Tabelle hinzu.

    Bei direkter Integration mit Excel gibt es nur die Möglichkeit, eine neue Zeile am Ende der Tabelle einzufügen. Das entsprechende Event heißt „Add Row“.

13. Autorisierung:
    Loggen Sie sich in Ihr Google-Konto bzw. Microsoft-Office-365-Konto ein, um die Verbindung zu autorisieren.
14. Wählen Sie den passenden Google-Drive- oder OneDrive aus.
15. Zieldatei auswählen:
    Suchen Sie anschließend Ihre Google-Spreadsheet- oder Excel-Datei. Dafür steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung.
16. Arbeitsblatt auswählen:
    Geben Sie das Arbeitsblatt an, auf dem sich Ihre Zieltabelle befindet.
17. Felder zuordnen:
    Zapier liest die Tabelle automatisch aus und zeigt alle gefundenen Spaltenüberschriften an (siehe Schritt 2).

    Klicken Sie auf das „+“-Symbol neben jedem Feld und verbinden Sie die Zielspalte mit dem passenden Feld aus der QUESTIONSTAR-Antwortendatenbank, sodass die richtigen Antworten korrekt in die Zielspalten geschrieben werden.

18. Zap testen:
    Führen Sie einen Test durch, bei dem Testdaten in Ihre Zieldatei geschrieben werden.

    Kontrollieren Sie anschließend Ihre Datei, ob die Testdaten wie erwartet eingetragen wurden.

19. Zap veröffentlichen:
    Wenn alles korrekt funktioniert hat, klicken Sie auf „Publish“, um Ihren Zap zu aktivieren.

Ihr Zap ist nun aktiv. Ab sofort werden bei jeder neuen vollständigen Ausfüllung Ihres Fragebogens in QUESTIONSTAR die ausgewählten Antworten automatisch in Ihre Google-Spreadsheet- oder Excel-Datei gespeichert.

Hinweis: Wenn Sie gezielt nur bestimmte Felder (zum Beispiel Name und Kontaktdaten bei Lead-Formularen) übertragen möchten, können Sie die Struktur Ihrer Zieldatei sowie die Feldzuordnung entsprechend anpassen oder reduzieren. So stellen Sie sicher, dass nur die gewünschten Daten gespeichert werden.

 

Weitere Beispiele für typische Workflows

Hier einige Beispiele, wie Sie QUESTIONSTAR-Daten mit Zapier weiterverwenden können:

• Leads erfassen: Antworten automatisch an HubSpot oder Salesforce übertragen.
• E-Mail-Marketing automatisieren: Neue Abonnentenlisten in Mailchimp oder KlickTipp erstellen.
• Teamkommunikation verbessern: Slack-Nachrichten bei neuen Antworten versenden.
• Reaktionen auf spezifisches Feedback auslösen: Sie können mit Zapier gezielt auf bestimmte Antworten reagieren. Beispielsweise könnten Sie eine interne Slack-Nachricht senden, wenn ein Teilnehmer eine besonders schlechte Bewertung abgibt, oder eine automatische E-Mail verschicken, wenn ein besonders positives Feedback eingeht.
  Alternativ können Sie dafür auch die in QUESTIONSTAR integrierte Benachrichtigungsautomatik verwenden, die speziell für solche Fälle entwickelt wurde.
• Terminbuchungen verwalten: Automatische Eintragungen in Google Calendar oder Calendly basierend auf Fragebogenangaben.
• Daten intelligent auswerten: Texteingaben aus Umfragen durch ChatGPT klassifizieren, extrahieren, zusammenfassen oder übersetzen lassen.
• E-Commerce optimieren: Kundenfeedback automatisch an Shopify weitergeben und Bestellungen aktualisieren.
• Chatbots steuern: Antwortbasierte Reaktionen in Chatbot-Systemen auslösen.

Tipp: Je nach Anwendung können Sie auch mehrere Aktionen hintereinander ausführen lassen, zum Beispiel Daten speichern und gleichzeitig eine Benachrichtigung verschicken.

 

Hinweise und Tipps für die Nutzung von Zapier mit QUESTIONSTAR

• Achten Sie auf die Limitierungen Ihres Zapier-Accounts, insbesondere hinsichtlich der Anzahl von Tasks und der verfügbaren Zaps.
• Prüfen Sie, ob Ihre Nutzung den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entspricht, insbesondere bei der Übertragung sensibler Daten.
• Verwenden Sie Fehlerbehandlungsfunktionen (“Paths” und “Filters”) in Zapier, um flexible und robuste Workflows zu gestalten.

Tipp: Legen Sie für wichtige Prozesse Benachrichtigungen oder Monitoring-Zaps an, um schnell auf Fehler reagieren zu können.

 

FAQ: Häufige Fragen zur Zapier-Integration

• Kann ich mehrere Apps gleichzeitig ansteuern?
  Ja, Sie können in einem Zap mehrere Aktionen definieren oder sogenannte Multi-Step-Zaps erstellen.
• Was passiert, wenn eine App nicht mehr verfügbar ist?
  Zapier informiert Sie, falls eine Anwendung nicht mehr erreichbar ist. Sie können den Zap dann anpassen oder pausieren.
• Kann ich bedingte Logiken (wenn/dann) einbauen?
  Ja, über “Filters” und “Paths” können Sie Bedingungen definieren und abhängig von Antworten verschiedene Aktionen ausführen.

 

Weiterführende Links

• Offizielle Website von Zapier
• Zapier: Erste Schritte
• Hilfeartikel zur Integration von QUESTIONSTAR mit externen Tools

---