Benachrichtigungen

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Über Benachrichtigungen

Mit der Funktion Benachrichtigungen in QUESTIONSTAR können Sie automatisch E-Mails versenden oder einen Webservice aufrufen, sobald eine bestimmte Bedingung innerhalb des Fragebogens erfüllt wird. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie auf kritische Antworten unmittelbar reagieren oder automatisierte Folgeprozesse auslösen möchten.

Typische Einsatzszenarien aus dem Business-Alltag:

• Ein bestehender Kunde gibt eine schlechte Bewertung ab → Ihre Serviceabteilung wird automatisch per E-Mail informiert, um schnell reagieren zu können.
• Ein potenzieller Neukunde bekundet Interesse an einem Produkt → Seine Kontaktdaten werden per Webservice an Ihr CRM-System übermittelt.
• Ein/e Teilnehmer:in meldet ein technisches Problem → Das IT-Team wird benachrichtigt und der/die Teilnehmer:in erhält eine automatische Bestätigung.
• Ein/e Mitarbeiter:in meldet sich in einer internen Umfrage mit Belastung oder Unzufriedenheit → Das HR-Team wird sofort informiert, ohne auf die Ergebnisse warten zu müssen.
• Ein/e Proband:in möchte kontaktiert werden → Eine Bestätigungs-E-Mail wird automatisch versendet.
• Ein/e Teilnehmer:in meldet sich zu einem Event, Webinar oder Workshop an → Eine automatische Bestätigung mit Veranstaltungsdetails wird versendet.

Benachrichtigungen ermöglichen es Ihnen, in Echtzeit zu handeln – schneller, gezielter und ohne Umwege über manuelle Auswertung.

 

Benachrichtigungen erstellen

Um eine Benachrichtigung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in den Bereich Umfrage versenden.
2. Klicken Sie im linken Menü auf Benachrichtigungen.
3. Klicken Sie auf + Benachrichtigung hinzufügen.
   
4. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Benachrichtigung (dieser Name wird nur systemintern verwendet und nicht nach außen kommuniziert).
5. Definieren Sie die Bedingung, unter der die Benachrichtigung ausgelöst werden soll.
6. Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) an, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Tipp:
Sie können beliebig viele Benachrichtigungen anlegen, um verschiedene Bedingungen und Reaktionsszenarien abzudecken.

 

Bedingungen definieren

Eine Benachrichtigung wird nur dann ausgelöst, wenn die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllt sind.

Folgende Kriterien stehen Ihnen zur Verfügung, um Bedingungen festzulegen:

• Antworten auf einzelne Fragen – z. B. bei bestimmten Werten oder Auswahloptionen.
• Abschluss der Umfrage – z. B. nur bei vollständig abgeschlossenen Fragebögen.
• Ausfülldatum – z. B. bei Ausfüllungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
• Informationen aus der Kontaktliste – z. B. wenn der Kundentyp „besonders wichtig“ ist.
• URL-Parameter – z. B. wenn ein bestimmter Kampagnenparameter übergeben wird.
• Gerätetyp – z. B. nur bei Zugriff über ein Smartphone.

Mehrere Bedingungen können über UND- bzw. ODER-Verknüpfungen kombiniert werden, um auch komplexe Szenarien zuverlässig abzubilden.

 

E-Mail-Inhalt bearbeiten

So können Sie Ihre Nachricht personalisieren und direkt auf die Antworten eingehen.

Klicken Sie auf „E-Mail bearbeiten“, um den Inhalt der Benachrichtigung zu gestalten. In diesem Dialog können Sie:

1. Den Absendernamen festlegen. Die meisten E-Mail-Programme zeigen diesen Namen anstelle der tatsächlichen Absenderadresse an.
2. Die Antwortadresse definieren (für eventuelle Rückmeldungen).
3. Die Betreffzeile der E-Mail anpassen.
4. Den Nachrichtentext individuell formulieren.
5. Bei Bedarf Platzhalter einfügen – z. B. Link zum ausgefüllten Fragebogen oder Kontaktlistenwerte.
6. Den Text als Vorlage speichern.
7. Eine bestehende Vorlage laden.
8. Eine Test-E-Mail zur Kontrolle versenden.
9. Die E-Mail-Benachrichtigung speichern.

Tipp:
Sie können direkt die Antworten des Probanden in den E-Mail-Text einbinden. Mehr dazu im Hilfe-Artikel „Antworten von Probanden im Fragebogen verwenden“.

Hinweis:
Die Absenderadresse („Von“) kann nicht verändert werden. Eigene E-Mail-Adressen führen häufig dazu, dass Nachrichten im Spam-Ordner landen oder vom Mailserver des Empfängers blockiert werden. QUESTIONSTAR verwendet für den Versand die zertifizierte Adresse sender@questionstar.de, die bei großen E-Mail-Anbietern anerkannt ist und den DomainKeys Identified Mail (DKIM)-Standard erfüllt. Dadurch wird die Zustellrate deutlich erhöht und eine Spam-Einstufung weitgehend vermieden.

Es ist dennoch möglich, den Versand über Ihren eigenen Mailserver durchzuführen. Dafür sind technische Anpassungen sowohl bei Ihnen als auch bei uns erforderlich. Dieser Service ist kostenpflichtig. Kontaktieren Sie uns bei Interesse.

 

Benachrichtigung an Umfrageteilnehmer senden

In manchen Fällen möchten Sie Benachrichtigungen direkt an Teilnehmer senden – z. B.:

• zur Bestätigung einer Anmeldung zu einer Veranstaltung,
• oder zur Bestätigung des Erhalts einer Problemmeldung.

Dafür muss im Fragebogen eine Texteingabefrage vom Typ „E-Mail-Adresse“ enthalten sein.

Wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, wählen Sie im Dropdown-Feld „E-Mail senden an“ die entsprechende Frage als Quelle für die E-Mail-Adresse aus.

Die Benachrichtigung wird dann beim Eintritt der konfigurierten Bedingung automatisch an die eingegebene E-Mail-Adresse versendet.

Hinweis:
Für Opt-In-Bestätigungen verwenden Sie bitte den Double-Opt-In-Mechanismus, den Sie in den Einstellungen der Umfrage aktivieren können. Dieser Mechanismus bietet spezielle Funktionen, mit denen Sie die rechtlichen Anforderungen an ein Double-Opt-In-Verfahren zuverlässig erfüllen.

Tipp:
Wenn Sie Teilnehmer über den QUESTIONSTAR-Mailer eingeladen haben, nutzen Sie zur Danksagung bitte die Funktion „Danksagung“ im Mailer. So müssen Sie keine E-Mail-Adressen im Fragebogen erfassen.

 

Webservice aufrufen

Wenn Sie statt E-Mails einen Webservice aufrufen möchten – z. B. um automatisch Daten an ein CRM-System, ein Ticketsystem oder ein anderes Drittanbietersystem zu übermitteln – wählen Sie im Dropdown-Menü „Wenn diese Bedingung erfüllt ist“ (1) die Option „Webservice aufrufen“ (2) und klicken Sie auf „Web-Service bearbeiten“ (3).

Dort können Sie:

1. die Ziel-URL (Endpoint) des Webservice angeben,
2. die gewünschte HTTP-Methode (GET oder POST) auswählen,
3. Parameter definieren – mit festen oder dynamischen Werten aus Fragebogen, Kontaktliste oder URL,
4. weitere Parameter hinzufügen
5. oder nicht mehr benötigte entfernen.
6. In den erweiterten Einstellungen legen Sie fest, ob Antwortoptionen als Codes (z. B. „1“, „2“, „3“) oder als Textwerte (z. B. „zufrieden“, „neutral“) übergeben werden sollen.